I Report Vendite
Sales Rep Conversion Percentages: “Qual è il tasso di conversione da una fase di vendita all’altra?”
Avere un buon tasso di chiusura significa avere vendite più prevedibili. Tuttavia, l’analisi delle percentuali di movimento da uno stato all’altro fornisce indicazioni sull’efficienza del processo di vendita stesso.
Con questo esempio di report di vendite, puoi scegliere le fasi della tua pipeline di vendita e puoi vedere la percentuale di movimento.
Per esempio:
Ci sono 18 opportunità che sono arrivate alla fase di qualificazione (Qualified) e 5 di queste sono passate alla valutazione programmata (Assessment scheduled). Una conversione del 32% da qualificato a programmato.
Questo non significa però che ci sono 13 vendite perse.
Guarda il movimento da Qualified a Assessment Complete:
9 persone sono passate direttamente dalla Qualified a Assessment Complete.
Questo report di vendita è utile per esaminare la velocità globale della pipeline tra tutti commerciali o per approfondire le prestazioni di un commerciale specifico.
Attenzione però a confrontare più di due fasi di vendita! Decifrare i dati con più fasi selezionate può essere un problema. Il report confronta fondamentalmente tutte le possibili combinazioni di spostamento di fase, il che rappresenta un insieme di dati impressionante.
Conversion Percentages (Created By): “Qual è il tasso di conversione da una fase di vendita a un‘altra BASATO su chi ha creato l’opportunità originariamente?”
Questo report di vendita è una versione modificata del precedente. Puoi visualizzare un report delle conversione da una fase all’altra, suddiviso per utenti.
Sarai in grado di vedere se le lead automatizzate (provenienti da una campagna) convertono meglio delle lead inserite manualmente da ciascun commerciale.
Ad esempio, i miei tassi di conversione delle lead automatizzate non sono molto diversi rispetto a quelle che sono state inserite manualmente:
Come affermato nel paragrafo precedente tanti dati possono creare confusione. Ad esempio, come si può completare il 138% di tutte le valutazioni programmate?
Tecnicamente 22 sono quelle completate e solo 15 quelle programmate. Il rapporto non tiene conto di quando le persone saltano le fasi. Ad esempio, se qualcuno passa a Appointment Complete.
In ogni caso, questo report può aiutarti a stabilire dei parametri di conversione tra le automazioni e gli sforzi manuali.
Stage to Stage: “Qual è il numero medio di giorni che una persona impiega per passare da una fase all’altra?”.
Inserendo due fasi e un intervallo di date, il report di vendita calcolerà il tempo medio necessario, per passare da una fase all’altra.
Ad esempio, per il 2020 finora ci sono state 10 leads che sono passate da Qualified a Assessment Complete:
In una media di 12 giorni.
Tuttavia, se si considerano le persone che sono passate da Qualified a Proposal Sent, cosa che è accaduta solo una volta, ci si rende conto che il viaggio di quella lead è stato molto rapido.
Se in questa applicazione ci fossero più commerciali, ognuno di loro avrebbe una riga nel report. Questo significa che il report è ottimo anche per stabilire le linee di base del team.
Opportunity Created Detail: “Chi sta creando le opportunità e/o a chi sono state assegnate?”.
Questo report di vendita si occupa solo delle opportunità create da un Utente, non automaticamente.
In qualità di team di vendita composto da un solo uomo (per ora), questo rapporto mi dice che mi sono assegnato manualmente 150 leads:
Call History Summary: “Quante note stanno lasciando i miei commerciali?”
Questo report di vendita è ideale per la gestione di un team.
Quando si lavora “correttamente” su un’opportunità, questo report mostra l’attività dei commerciali.
Questo per 2 motivi:
- Questa funzione lascerà una nota cartacea digitale sul record del contatto. Sarai in grado di vedere cosa doveva succedere e poi cosa è successo davvero.
- Questa funzione aggiornerà il calendario dell’utente per una gestione più semplice della pipeline.
Call Log Report: “Quali note lasciano i miei commercaili?”.
Questo report di vendita è ottimo per analizzare le prestazioni dei commerciali e la qualità delle note di chiamata.
Si tratta sostanzialmente di una versione ampliata del report precedente. Invece di fornire il numero di chiamate effettuate, consente di esaminare direttamente le note di chiamata.
Per adesso, ho “fatto 33 chiamate” o meglio, ho lavorato sulle opportunità 33 volte:
È importante comprendere che questi report di vendita riportano quello che è presente nelle note del contatto. Quindi, finché i tuoi commerciali lasciano note, questo report dovrebbe mostrare la loro attività.
Sales Pipeline Summary: “Quale movimento della pipeline si è verificato durante un determinato intervallo di date?”
In questo report di vendita è possibile vedere un’analisi degli spostamenti di tutte le fasi all’interno di una fase e poi la fuoriuscita di tutti i risultati.
È utile per capire dove le persone si bloccano nel processo di vendita. E con quale velocità.
Per il 2020 finora, ho creato 10 lead di vendita nella fase New Opportunity che successivamente sono uscite. Questo però non ci dice molto.
Potrebbero essere presenti lead in New Opportunity che non si sono spostate? Sì. Questo sarebbe il compito del commerciale: monitorare e assicurarsi che non sia così.
Guarda però la fase Engaging. Tutte e 12 le lead che sono entrate in quella fase sono uscite. Ciò significa che le persone non rimangono bloccate lì. Questo può anche essere interpretato come nessuna opportunità è stata creata in quella fase.
Nella la fase Qualified, come possono uscire 26 lead quando solo 19 sono entrate? Ciò significa che sono state create 7 opportunità nella fase Qualified sin dall’inizio.
Come puoi vedere, questo report di vendita inizia a entrare nel vivo dell’efficienza della pipeline.
Non ci sono parametri di ricerca oltre all’intervallo di tempo. Il report è globale per tutte le opportunità in quell’intervallo di tempo.
Tuttavia, è possibile filtrare per team. Se si desidera visualizzare le prestazioni dei singoli commerciali, è possibile creare un team univoco per commerciale e utilizzarlo in questo report.
Sales Pipeline Detail: “Quali movimenti specifici della pipeline sono avvenuti in un certo intervallo di date tra le varie fasi?”.
Questo report di vendita mostra come cercare tra i singoli spostamenti di fase; la scheda storica delle vendite del record delle opportunity.
Questo report di vendita ti consente di vedere il movimento globale della fase, tutti i movimenti DA una determinata fase o tutti i movimenti A una determinata fase.
In questo esempio, una delle fasi è in Win, significa che quel progetto è stato chiuso. Altrimenti sarebbe ancora in una fase di realizzazione.
Come per il Sales Pipeline Summary, puoi filtrare solo per Team.
Opportunity Revenue Forecast: “Quanti soldi sono in arrivo e quali sono le possibilità ponderate di chiusura?”
Per ottenere i dati da questo report di vendita, devi fare tre cose:
- Devi utilizzare elenchi di prodotti e abbonamenti corretti.
- I tuoi commerciali devono indicare quali offerte acquisterà ciascuna lead nella scheda “Prodotti/Piani di abbonamento” del record Opportunità.
- I tuoi commerciali devono utilizzare il campo Data di chiusura stimata nell’ Opportunità.
Ad esempio, questa Opportunità contiene i prodotti elencati e una data di chiusura:
Il valore in dollari accanto è una funzione dei prodotti e degli abbonamenti selezionati.
Supponendo queste tre condizioni, l’Opportunity Revenue Forecast di Infusionsoft Keap produrrà un rapporto come questo:
Nell’impostazione di ogni fase di vendita è presente un campo “probability”:
Questa è la probabilità di chiusura della vendita.
Il ricavo ponderato è il ricavo totale dell’opportunità moltiplicato per la probabilità di vendita.
Ad esempio, se qualcuno stesse considerando un servizio da $ 1.000/mese e si trovasse nella fase Qualified (con una probabilità di 50), il ricavo ponderato sarebbe solo di $ 500.
Il motivo per cui le entrate ponderate e potenziali corrispondono nello screenshot qui sopra, è perché il cliente è attivo nella fase “Retainer Fulfillment”; che ha una probabilità di 100. Quindi il cliente ha già acquistato ed è pagante.
Opportunity Sales Report: “Quanto denaro abbiamo effettivamente guadagnato con le opportunità chiuse?”.
Questo report di vendita mostra quanti ordini esistono per un’opportunità chiusa.
Ciò non significa che ogni opportunità abbia contribuito alla vendita.
Questo è ciò che rende il report a volte sfuggente. Soprattutto se qualcuno può acquistare da solo senza parlare con un commerciale per alcune offerte. Esiste il rischio che un ordine venga “accreditato” a un’ Opportunità non correlato.
Tenendo presente questo, ecco come appare il report:
Ciò significa che quest’anno ho chiuso 45 opportunità per un totale di circa $ 8.300 di ordini. Di questi, circa $ 5.000 provengono da entrate anticipate.
C’è un ulteriore problema: questo report di vendita mostra solo le opportunità “Chiuse”. Quindi, deve trovarsi nella fase Win o Lost.
Per essere precisi, tutti i progetti chiusi per il 2020 hanno portato a circa $ 8.300 finora. Ci sono ancora una manciata di progetti aperti, inclusi i fermi che tecnicamente non si “chiudono” mai fino a quando non annullano l’abbonamento.
Tuttavia, questo rapporto fornisce alcuni dati interessanti sui risultati ottenuti dai commerciali.
Sales Cycle Report: “Per quanto tempo le opportunità rimangono aperte?”.
Questo rapporto mostra quante opportunità sono passate dalla fase di creazione a quella di chiusura di vendita e il tempo medio che ci ha messo.
Per il 2020, ecco come mi appare il rapporto:
50 Opportunità sono state chiuse in una media di 64 giorni.
Questo però non mi dice esattamente la durata delle vendite. Ricorda, utilizzo le fasi di vendita per l’adempimento, quindi tecnicamente l’opportunità è attiva durante l’intero processo.
Questo report offre una visione della velocità del processo di vendita e dell’efficienza dei commerciali.
Opportunity Pipeline Summary: “Come sta andando l’intera pipeline?”.
Questo report di vendita mostra semplicemente cosa è presente sulla vostra pipeline di vendita
In questo momento, ho 7 persone nella fase “New Opportunity” da 491 giorni, 1 in “Lead assegnato” da 69 giorni e così via.
Questo report di vendita offre una visione di tutto quello che succede in questo momento.
